Част 2

Преместване на офис – Изготвяне на план 

1

Преместване на офис – Раздайте задачи по преместването на офиса на персонала. Опитайте се да направите това най-малко шест до дванадесет месеца преди самото преместване, особено ако премествате голям офис със значителен брой служители. Можете да изберете един човек, който да бъде „шеф по преместването“ и да оглави екипа по преместването на офиса, или може да назначите няколко човека на ръководни длъжности, които да отговарят за преместването на офиса. Присвояването на роли по отношение на персонала ще помогне да се осигури по-гладък и безпроблемен ход на преместването.

Шефът по преместването трябва да е някой, който е достатъчно старши, за да може да взема решения, и който е в състояние да върши няколко неща наведнъж. Уверете се, че този човек може да мотивира и да общува добре с останалите служители, тъй като той ще говори с персонала, брокера и всички останали заинтересовани страни.

Споделете вашия бюджет за преместването с екипа по преместването, така че те да са наясно с колко средства разполагат. Уверете се, че периодично комуникирате с екипа по преместването /в случай, че не сте в отбора/, за да сте сигурни и спокойни, че нещата вървят гладко.

Също така, може да използвате вече съществуващите роли в рамките на фирмата, за да се изградите екипа по преместването. Например, назначете управителя за шеф по преместването, тъй като той е най-опитен сред Вашите служители.

2

Бъдете наясно с наличието на инвентар. Трябва да направите инвентаризация и да знаете точно колко инвентар на склад имате във фирмата. Минете през инвентара и офис консумативите, за да установите всички предмети, които вече не се използват. Отбележете ги, за да се знае, че те няма да бъдат преместени на новото място. Това ще Ви помогне да добиете представа за това колко от инвентара и консумативите ще бъдат преместени и колко от тях ще бъдат отстранени.

Поддържайте документацията за инвентара. Минете през всеки отдел или помещение на офиса и определете предметите, които ще бъдат преместени и предметите, които съответно няма да бъдат преместени.

Това е особено важно, ако премествате клиентски файлове и документи, които не желаете да изгубите по време на преместването. Може да възложите на екипа по преместване на офис да изкопират най-важните документи и да съхраняват копията на сигурно.

3

Създайте график за Вашето преместване на офис. Очертайте чрез подробен график хронологично точките по преместването като преди това се консултирате с екипа по преместването. Ако планирате да използвате професионални хамали, трябва да се свържете с тях възможно най-скоро. Предложете час и дата за преместването, за да проверите дали хамалите са налични по това време.

Трябва да резервирате дата за професионални хамали най-малко две седмици преди планираната дата за преместване на офис. Това ще ви даде достатъчно време да се подготвите.

Решете предварително дали хамалите ще опаковат всичко в офиса или пък служителите ще трябва да прибират нещата по кутии и папки. Разгледайте бюджета си и изберете опция, която ще ви позволи да остане в рамките му.

4

Направете план по етажи според разположението на новото място. След като имате график за преместването, трябва да седнете с екипа по преместването, както и с лидерите на персонала, за да се създадете плана. Трябва да се отбележи къде ще бъде разположен всеки отдел. Помислете за най-практичния и ефективен начин да разпределите основните отдели на офиса.
Например, може да поставите помещението за ИТ отдела в непосредствена близост до стаята на сървъра, тъй като те най-вероятно ще се нуждаят от достъп до тази стая повече от всеки друг отдел.

Можете също така да промените организацията на персонала в новото пространство. Например, можете да преминете към план за етаж с отворено пространство вместо да използвате разделителни стени. По този начин ще насърчите комуникацията и дискусията сред персонала.

…Към Част 3