Част 3
Организиране на „Преместване Офис“

1

Извършете преместването в период, в който бизнесът не е в най-големия си пик. Няма идеално време за преместване на офис, тъй като при всички положения ще е невъзможно офисът да функционира за период от няколко дена. Именно заради това трябва да планирате преместването в по-муден период за Вашия бизнес. Опитът ще Ви подскаже за точното време. Например, този период може да е през януари, тъй като той често е по-слаб в бизнес отношение след коледните празници; периодът може да е и през лятото, когато има по-малко хора в офиса.

2

Обсъдете подготвителните операции с фирмата по преместването. Всяка една хамалска фирма има свой собствен протокол при извършване на офис преместване. Обсъдете абсолютно всичко около предварителната подготовка, която се изисква от Вас преди самото преместване. Така преместването ще мине възможно най-гладко и безпроблемно.

Хамалската фирма може да изиска от Вашите служители да пакетират принадлежностите си по кашони и кутии, както и да изключат техниката от електрозахранването. За целта трябва да подготвите служителите си как безопасно и отговорно да опаковат нещата си, за да няма повреди или щети.

Обсъдете с хамалската фирма дали предметите, които няма да бъдат премествани на новото местоположение, ще останат Ваша грижа, или те ще трябва да се погрижат за тях.

3

Дайте приоритет на ИТ отдела. За повечето фирми, ИТ отдела е от съществено значение за оперативната дейност на фирмата. Уредете организацията около преместването на офиса на ИТ отдела да стане на първо място. Така компанията може да се изправи на крака и да започне да работи много по-бързо след приключване на преместването.

Може да обсъдите с ИТ отдела за въвеждане на някакви подобрения за оборудването, които да се случат преди самото преместване. Това от своя страна ще гарантира, че офисите и оборудването на ИТ отдела са актуални и работят ефективно в новото пространство.

4

Разпоредете преместването първо на ключовите отдели. Първостепенните по важност отдели трябва да бъдат преместени и подредени в новия офис преди всички останали. Така те ще може по възможно най-бързия начин да започнат да функционират. Това може да бъдат и ключови служители. Например, представители на фирмата пред клиенти, или основни отдели, които съставляват огромна част от бизнеса си, какъвто е отделът за производство. Съсредоточете се върху ключовите отдели и ги придвижете по-напред в преместването спрямо други отдели, които могат да работят от разстояние или на по-свободен график.

5

Направете застраховка. Говорете със застрахователната компания за това каква застраховка при преместване могат да Ви направят. За целта ще трябва да изготвите списък на инвентара си, както и да се направи обща оценка на стойността на преместваните предмети.

6

Погрижете се за почистването на старото място на офиса Ви. Постарайте се да го оставите толкова чисто, колкото сте го заварили. Може да се наложи да организирате екип за почистване, който се състои от доброволци от Вашата фирма, или пък да наемете фирма за професионално почистване, която да се заеме с помещението веднага щом го напуснете.