1. Намиране на добра локация при офис преместване
2. Планиране на преместването на офиса
3. Осъществяване на офис преместването.
Перспективата за офис преместване може да изглежда обезсърчително. Но това е просто един процес, и като всеки процес, то може да бъде разделена на няколко прости задачи и проверки. С правилния подход към процеса, можете да си осигурите навременно, изгодно и безпроблемно преместване на офис.
Част 1
Намирането на добра локация при офис преместване
1
Определяне на мотивация за офис преместване. За да намерите добро място за офиса, първо трябва помислите защо се премествате. Търсите ли място, което да Ви позволи да разгърнете пълния си потенциал или търсите място, което да позволява по-лесен достъп до целевия пазар на потребителите? Преместването на Вашия офис е голяма промяна, а големите промени могат да бъдат рискови за бизнеса. Трябва да сте сигурни, че знаете точно защо чувствате, че е необходимо за Вашия бизнес или офис да се премести. Някои от най-често срещаните причини за офис преместване са:
-
По-ниски разходи за недвижими имоти:
разходите за недвижими имоти могат да бъдат високи за някои фирми и нарастващите разходи за недвижими имоти могат да бъдат голям мотиватор за преместването на ново място. Може да се търси по-евтино място или пък място, което е със сходен по големина наем, но предлага по-добри удобства.
-
Близост до хората, с които работите:
Може да се борите, за да намерите квалифицирани, опитни служители за бизнеса си, а сегашното Ви местоположение е твърде отдалечено или изисква дълго пътуване до работното място. Преминаването към по-удобно, централно място, може да помогне за подобряване на Вашия контингент от служители.
-
Близост до целевия пазар:
Вашето текущо местоположение не е достатъчно близодо целевия пазар и бизнесът Ви може да страда заради това. Именно това може да е причината да сте на лов за ново място, което ще Ви доведе повече таргетирани купувачи.
-
Подобрен начин на живот и култура на бизнеса:
Вие може да сте предприемач, който търси ново място, което е по-близо до дома Ви или до домовете на Вашите ключови служители. Може би искате да преместите офиса си по-близо до други удобства, като външни площи, заведения за хранене, или корпоративни сгради.
-
Възможност за растеж на бизнеса:
Може би сте положили основите на бизнеса си на текущото Ви местоположение, когато Вашият бизнес тепърва е набирал скорост и сега разбирате, че не е най-доброто място, за да го разширите. Или може би чувствате, че текущото местоположение на офиса ограничава по някакъв начин потенциала за растеж на бизнеса.
2
Помислете за изискванията за новия офис. Трябва да седнете с главните служители, с които управлявате бизнеса. Определете заедно какви точно са параметрите на новото пространство, което търсите. Това би могло да бъде повече офис пространство за нови служители, по-големи конферентни зали, по-голям склад, или по-голямо пространство за търговия на дребно. Трябва да се помисли за нуждите на Вашия бизнес и как новото местоположение може да помогне на бизнеса да отговари на тези нужди.
3
Наемете брокер. Брокерът е физическо лице, което Ви помага да намерите собственост и работи като посредник между Вас и агенцията по недвижими имоти. Един добър брокер може да ви помогне да намерите имоти, които ще отговарят на Вашите бизнес нужди, без да надвишите бюджета. Брокерите са склонни да се специализират в определени видове сгради и райони. След като се определили параметрите, които се изисква да притежава Вашият нов офис, потърсете именно такъв брокер, който е специализиран в намирането на бизнес сгради и помещения. Опитайте се да се наеме брокер в началото на процеса, така че брокерът да има време да Ви представи няколко варианта.
4
Обсъдете възможните места с Вашите служители и останалите заинтересовани страни. Трябва те да бъдат включени в това голямо решение, тъй като това ще окаже голямо влияние върху тях. Организирайте обща среща със служителите си, където можете да представите няколко възможни места за офис преместване. Обсъдете плюсовете и минусите на всяко място и покажете снимки на помещенията. Насърчете служителите да споделят своите мисли и перспективи около потенциалните места.
Ако има заинтересовани страни във Вашата компания, хубаво е да подготвите презентация пред тях относно преместването. Покажете им плюсовете и минусите, както и снимки, така че след това да можете да дискутирате кое място ще е най-подходящо за Вашия бизнес.
5
Бюджет за разходите по преместването. Въпреки че е изкушаващо да прибегнете към евтини начини за офис преместването, за да спестите пари, това всъщност може да Ви доведе до скъпоструващи грешки или проблеми по време на преместването. А те, в крайна сметка, ще излязат скъпо и ще отнемат много време. Поработете с офис мениджърите си, за да създадете бюджет за офис преместването, за да сте сигурни, че можете да си го позволите. Бюджетът следва да покрива разходи за преместване като:
-
Цена на преместване на консумативи, като например кутии, ленти и т.н.
-
Цена за наемане на професионални хамали.
Много компании избягват грешки по време на офис преместване именно чрез наемане на специалисти, които да пренесат тежки офис предмети.
-
Цена на времето, което фирмата ще трябва да отдели по време на офис преместването.
Помислете за това как бизнесът Ви ще функционира по време на преместването. Направете така, че да гарантирате няколко дни без дейност, докато офисът се установи на новото място.
-
Преценете времето за наемане на новото помещение или сграда.
Преценете и времето, което ще е необходимо за завършването на допълнителни ремонти и подобрения. Това време не трябва да се включва към времето за престой на компанията без дейност. За тази цел планирайте тези процеси още докато сте в стария офис или сграда.
